Mit 20% der Kunden 80% des Ertrags erwirtschaften.
Menü

Die Grundlagen des Paretoprinzips

Das Paretoprinzip, auch 80/20-Regel, Pareto-Effekt oder Pareto-Analyse genannt, besagt zum Beispiel, dass Unternehmen im Idealfall 80% ihres Ertrags mit nur 20% der Kunden erwirtschaften. Diese Definition lässt sich nicht nur auf Unternehmen anwenden, sondern auch auf viele weitere Arbeitsbereiche. Das Paretoprinzip der Ungleich- oder 80/20-Verteilung von Ertrag und Mitteleinsatz gilt für alle Unternehmensbereiche, also zum Beispiel auch für Produkte, Vertrieb, Marketing und andere.

Der Entdecker und Namensgeber des Paretoprinzips war der italienische Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto (1848-1923). Er untersuchte die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand heraus, dass 80 Prozent des Vermögens bei rund einem Fünftel (20 Prozent) der italienischen Familien konzentriert war. Er empfahl den italienischen Banken, sich der Effizienz halber auf diese 20% der Reichen zu konzentrieren, was ihm heftige Kritik eintrug.

Die Anwendung in Unternehmen

Das Paretoprinzip wurde seit seiner Entdeckung vielfach bestätigt und im praktischen Unternehmensalltag eingesetzt. Es besagt, dass mit sehr wenig Aufwand (20%) ein maximaler Ertrag (80%) erzielt werden kann. Oder in der Umkehrung: der größte Teil des Aufwands (80%) wird für einen nur sehr geringen Ertrag (20%) verschwendet. Typische Einsatz- und Ansatzgebiete für das Paretoprinzip sind zum Beispiel:

  • Zeitmanagement
  • Vertrieb
  • Marketing

Der Pareto-Effekt im Zeitmanagement

In den Unternehmen wird Leistung gefordert. Leistung ist physikalisch betrachtet das Verhältnis von Arbeit pro Zeit. Wer viel Arbeit in kurzer Zeit bewältigt, erbringt eine hohe Leistung. Umgekehrt: wer wenig Arbeit in langer Zeit erledigt, erbringt eine geringe Leistung.

Die Problemursachen können in einem Pareto-Diagramm übersichtlich dargestellt werden. Stellen Sie in Säulen den Aufwand dar, den Sie zur Erzielung von Ertrag einsetzen.

Sie können Ihre Leistung steigern, wenn Sie Ihr aktuelles Projekt in der Hälfte der üblichen Zeit erledigen. Um dies zu realisieren, beginnen Sie am besten mit der Suche nach „Zeitdieben“. Dies sind alle Dinge, die Ihnen Zeit stehlen, aber für Ihr Projekte nicht zwingend notwendig sind. Typische Beispiele von Zeitdieben finden Sie hier:

  • in der eigenen Arbeitsorganisation
  • in Ihrem persönlichen Arbeitsstil
  • in Störungen durch andere
  • in persönlichen Schwächen
  • in Schwachstellen der Zusammenarbeit

Zeitdiebe Ihrer eigenen Arbeitsorganisation

  • keine oder unklare Zielsetzungen und Prioritäten
  • kein oder unzureichender Tagesplan
  • keine oder schlechte Übersicht über alle Aktivitäten
  • impulsive Änderungen der Prioritäten

Defizite im persönlichen Arbeitsstil

  • unaufgeräumter und überhäufter Schreibtisch
  • ständiges Suchen durch schlechtes Ablagesystem
  • zu viel Papierkram und häufiges Lesen
  • alle Fakten wissen wollen, aber nicht verarbeiten

Störungen durch andere

  • Telefonanrufe, SMS und E-Mails
  • unangemeldete Besucher
  • langwierige schlecht vorbereitete Besprechungen
  • Ablenkung durch das Umfeld oder Lärm

Persönliche Schwachstellen

  • fehlende Selbstdisziplin
  • ständige Aufschieberitis
  • Unentschlossenheit, Zögern & Zaudern
  • Unfähigkeit, NEIN zu sagen

Schwachstellen der Zusammenarbeit

  • unvollständige, verspätete Informationen
  • zu viel oder zu unpräzise Kommunikation
  • ewig lange Gespräche oder Telefonate
  • zu wenig Delegation

Pareto-Analyse im Vertrieb

Im Vertrieb kann die Effzienz des Verkaufens nur zum Teil am Zeitmanagement orientiert werden, denn der Perfektionismus, immer 100% erreichen oder übertreffen zu wollen, ist ein schlechtes Vertriebsinstrument. Das Paretoprinzip kann jedoch angewendet werden, wenn zuerst einige Voraussetzungen geschaffen werden:

  • nach Umsatz, Ertrag oder Deckungsbeiträgen geordnete Kundenlisten
  • ABC-Gliederung der Kunden mit entsprechenden Handlungsansätzen. Auf dieser Seite ist die ABC-Analyse detailliert beschrieben.
  • nach Zeit und/oder Ertrag geordneter Aktivitätenplan
  • in Phasen gegliederter Verkaufszyklus mit entsprechenden Handlungsansätzen
  • Reduzierung des eigenen Aufwands für die „Kaltakquisition“ durch Delegation
  • Verlagerung der eigenen Kontaktanbahnung auf die Firmenwebseite

Mit guten Voraussetzungen ergeben sich effektive Leistungsstei-gerungen: wenn zum Beispiel mehr Zeit in die A-Kunden investiert wird, dann wird der Umsatz schneller und überproportional steigen. Oder der Vertrieb setzt das MiniMax-Prizip ein: mit welchem minimalsten Aufwand kann maximaler Ertrag erzielt werden? Am besten werden alle Arbeiten überprüft und/oder weggelassen, deren Pareto-Effizienz niedrig oder überhaupt nicht nachweisbar ist.

Mit dem 80/20-Prinzip vor Augen können anstehende Vertriebsprojekte untersucht werden, indem man sich einige Fragen stellt. Das Ziel ist, die wenig erfolgversprechenden Projekte auszusortieren:

  • Ist der Ansprechpartner entscheidungsbefugt?
  • Hat der Ansprechpartner ein ausreichendes Budget für den Kauf?
  • Sind die Wettbewerber bekannt, die ebenfalls im Rennen sind?
  • Kann der Ansprechpartner durch Alleinstellungsmerkmale überzeugt werden?
  • Kann der Ansprechpartner durch preisliche Konditionen überzeugt werden?
  • Kann der Ansprechpartner durch Nutzen und Mehrwert überzeugt werden?

Alle Vorgänge, die diese Kriterien nicht erfüllen, können in der Regel gestrichen werden, weil sie voraussichtlich viel Aufwand verursachen, aber keinen schnellen Ertrag bringen.

Vorlage Paretoanalyse

Wir haben eine Vorlage für ein Paretodiagramm "Kundenumsätze" erstellt. Die Excel-Vorlage für das Pareto-Diagramm "Kundenumsätze" können Sie sich hier herunterladen.

Pareto-Analyse im Marketing

Im Marketing geht es darum, das vorhandene Budget so effizient wie möglich einzusetzen. Es ist daher eminent wichtig, die 20% der Instrumente und Maßnahmen zu finden, die 80% der Ergebnisse bringen werden. Zunächst können diese Erkenntnisse das Bewusstsein für die Aufgabenstellungen schärfen:

  • 80% des Marketing-Budgets verpuffen nahezu wirkungslos!
  • 80% des Kundenstamms erwirtschaften gerade einmal 20% des Umsatzes!
  • 80% des Marketingaufwands konzentrieren sich auf nur 20% des vom Kunden gewünschten Nutzens!
  • 80% der täglichen Zeit werden mit Dingen vergeudet, die an den Zielen vorbei gehen!

Generell ist es aber viel wichtiger zu wissen, welcher Teil des Marketingbudgets die maximalen Ergebnisse bringen wird. Konzentrieren Sie sich daher auf die 20% Ihrer A-Kunden. Sprechen Sie persönlich mit diesen Kunden. Finden Sie heraus, warum diese bei Ihnen kaufen und nicht beim Wettbewerb. Fragen Sie, was diesen A-Kunden an Ihrem Unternehmen besonders gut gefällt. Finden Sie heraus, ob Ihre A-Kunden noch Wünsche und Bedürfnisse haben, wofür sie Geld ausgeben würden. Und gestalten Sie am Ende Ihr Marketing mit den Ergebnissen Ihrer Treffen mit Ihren A-Kunden.

Vorsicht vor Fehlinterpretationen!

Der Harvard-Dozent Michael Gartner veranschaulicht die Gefahr der Fehlinterpretation, indem er sagt, dass 20 Prozent der Kollegen uns oftmals 80 Prozent des Spaßes an der Arbeit rauben. Was aber nicht heißt, dass man auf 80% der Kollegen verzichten könnte. Leider! Weitere typische Fehlinterpretationen sind:

  • 80+20 ergibt nicht 100! Das Paretoprinzip ist kein Kuchendiagramm, das immer zu 100% addiert werden kann, da beispielsweise Aufwand und Ertrag zu zwei unterschiedlichen Kuchen gehören. Das Verhältnis kann auch 30/150 oder 12/60 betragen, wenn zum Beispiel mit 12 Euro Aufwand 60 Euro Ertrag erwirtschaftet wurden.
  • Keine Kausalität invertieren! Das Paretoprinzip fokussiert auf effektive 20%. Das heisst aber nicht, dass die übrigen 80% verzichtbar wären.
  • Das Paretoprinzip ist kein Universalrezept! Es gibt viele Bereiche, wo das Paretoprinzip nicht anwendbar ist. Zum Beispiel können mit 20% der Dachziegel nun einmal nicht 80% des Dachs gedeckt werden. Neben dem Paretoprinzip sind viele weitere Ungelichverteilungen nachgewiesen worden. In der Erforschung der Social Media wurde bspw. die 90/9/1-Regel entdeckt: 90% der Nutzer konsumieren, 9% kommentieren und nur 1% generiert neue Inhalte. 

Weitere Gebiete des Paretoprinzips

Wirtschaft

Pareto hatte entdeckt, dass 80% des italienischen Landbesitzes im Besitz von 20% der Bevölkerung waren. Die United Nations haben errechnet, dass 20% der Reichen über 82% des weltweiten EInkommens haben. 

Software

Microsoft wies nach, dass die Beseitigung von 20% der gemeldeten Fehler (Bugs) über 80% der damit zusammenhängenden Fehlfunktionen oder Systemabstürze gelöst habe. Bei Belastungstests geht man heute davon aus, dass 80% des Datenverkehrs in 20% der Zeit stattfinden. Software-Entwickler verzweifeln regelmäßig an der Erkenntnis, dass 80% der User in der regel nur 20% der Funktionen ihrer Software nutzen.

Sport

Es wurde nachgewiesen, dass 20% der Leistungssportler 80% der Auszeichnungen gewinnen. Im Training machen 20% der Übungen 80% der Auswirkungen auf die sportliche Leistung aus.

Beruf & Karriere

80% der beruflichen Probleme oder Erfolge werden von nur 20% der beruflichen Ereignisse ausgelöst. Diese auslösenden 20% zu identifizieren, funktioniert recht gut, indem man Stichwortlisten der Ereignisse oder Aufgaben anfertigt, diese nach Wichtigkeit priorisiert und sich nur auf die wichtigsten Ereignisse oder Aufgaben konzentriert.

Alltag

Auch im Alltag finden sich viele Beispiele für die Pareto-Verteilung: 80% der Bekelidung wird nur zu 20% der Zeit getragen, hängt ansonsten platzraubend im Kleiderschrank. Mit nur 20% der Haushaltswerkzeuge werden gewöhnlich 80% der anfallenden Reparaturarbeiten ausgeführt. Und für Sparfüchse: 20% der Elektrogeräte im Haushalt verbrauchen 80% der elektrischen Energie.